Retención legal
Hasta cuándo debe conservar los estudios y los informes de un paciente, cuándo pasan del archivo de gestión al archivo central y qué pacientes de su PACS ya pueden entrar a valoración para disposición final. Según la Resolución 839 de 2017.
Un paciente
Conservar hasta el 4 de octubre de 2038
Regla general: 15 años desde la última atención. Faltan 12 años. El estudio habrá estado 21 años en el archivo.
Su archivo a una fecha de corte
- El plazo se cuenta desde la última atención del paciente, no desde la fecha del estudio. Una radiografía de 2008 de un paciente atendido de nuevo en 2025 debe conservarse hasta 2040. Cualquier regla de depuración del PACS debe usar la última atención que registra el HIS.
- Marque en el RIS o en el HIS a los pacientes víctimas y los casos con conservación permanente, para que ninguna depuración los alcance.
- Los cinco años del archivo de gestión coinciden con lo que conviene tener en almacenamiento rápido; lo anterior puede pasar al nivel de archivo. Calcule los dos niveles en Almacenamiento.
- Trate los informes y las imágenes como parte de la historia clínica, con el mismo plazo. El respaldo y las copias en la nube también deben eliminarse cuando se elimina el original.
Antes de eliminar un estudio
Cumplido el plazo, la historia no se borra sin más. Este es el procedimiento de los artículos 3 a 5 de la Resolución 839 de 2017.
- 1Verifique que el paciente cumplió el plazo desde su última atención en la institución, consultando el HIS o el RIS, no solo la fecha del estudio.
- 2Excluya a las víctimas (plazo doble), los casos de lesa humanidad y las historias con valor científico, histórico o cultural.
- 3Haga la valoración con el comité de archivo o el comité técnico, apoyándose en las tablas de retención o de valoración documental.
- 4Publique al menos dos avisos en un diario de circulación nacional, con ocho días de intervalo, para que los pacientes reclamen su historia. El plazo corre desde el último aviso y puede ampliarse hasta dos meses más.
- 5Elimine por series y subseries documentales, nunca documento por documento, salvo copias idénticas.
- 6Firme el acta de eliminación (representante legal y revisor fiscal si lo hay), con el inventario documental de lo eliminado.
- 7Envíe copia del acta a la secretaría de salud departamental o distrital y a la Superintendencia Nacional de Salud.
Revisado en octubre de 2026. Resolución 839 de 2017 del Ministerio de Salud, vigente. El proyecto de resolución sobre historia clínica publicado en julio de 2026 la derogaría, pero mantiene los 15 años (5 en gestión y 10 en central) y a la fecha de revisión no ha sido expedido. Esta herramienta es una guía técnica y no reemplaza la revisión jurídica de cada caso.